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    6 consigli pratici per migliorare l’efficacia della comunicazione nel gruppo di lavoro

    Lavorare in gruppo è un’esperienza altamente stimolante e formativa, ma a volte può anche essere molto stressante e spesso risulta difficile coordinare persone con background molto diversi tra di loro e farle focalizzare su un progetto comune.

    Un ruolo molto importante nel superare questi ostacoli è giocato proprio dalla Comunicazione; un gruppo affiatato, infatti, ha di gran lunga più probabilità di portare a termine con successo il proprio lavoro rispetto ad un gruppo in cui le relazioni tra i membri non sono serene, o in cui la mancanza di una comunicazione efficace mina il coordinamento e il successo del team stesso.

    Per questo motivo, è di fondamentale importanza capire come migliorare l’efficacia della comunicazione all’interno del team, in modo da assicurare ottimi risultati lavorativi e di conseguenza il benessere dei suoi membri.

    Prima di tutto, è necessario considerare il ruolo giocato dal manager; esso è una figura fondamentale, che costituisce un punto di riferimento per i suoi colleghi e che, per mezzo della sua condotta, può influenzare significativamente l’andamento del gruppo stesso.

    Il manager ha un ruolo di guida e gestione e deve, quindi:

    • assicurarsi che ogni membro del team sappia cosa fare;
    • essere chiaro nel comunicare ogni informazione ed essere pronto a ripetere, se necessario; 
    • richiedere costanti feedback;
    • trattare tutti allo stesso modo, senza fare preferenze e discriminazioni;
    • essere un abile comunicatore in grado di coinvolgere il team e renderlo partecipe.
    Allo stesso modo, l’atteggiamento tenuto dai membri del team nei confronti dei colleghi è fondamentale per il successo del gruppo: quando la comunicazione tra le varie parti non funziona, i risultati ne risentono.

    L’educazione e l’abitudine alla comunicazione sono necessarie affinché il gruppo di lavoro funzioni e si ottengono attraverso piccoli accorgimenti.

    Quello che ogni singolo membro del team può fare per migliorare la comunicazione con i colleghi è molto semplice:

    • mostrare la volontà di instaurare una relazione positiva con i colleghi, ad esempio offrendo un caffè per fare una chiacchiera insieme;
    • sorridere e mostrarsi disponibile;
    • non prendere le critiche su un piano personale;
    • non cercare lo scontro, ma tentare di negoziare;
    • risolvere insieme eventuali problemi.
    Sulla base di quanto detto, dunque, ecco 6 consigli pratici che possono aiutare a migliorare l’efficacia della comunicazione nel team:

    1. Condividere gli obiettivi
    : il team deve conoscere i suoi obiettivi e quelli dell’azienda, in modo da poter agire in linea con essi ed avere a disposizione tutti gli strumenti necessari per far bene il proprio lavoro.
    Il team deve conoscere le politiche e la cultura dell’azienda, così da poter farle proprie e condividerle con gli altri.

    2. Prestare attenzione al linguaggio: ognuno di noi utilizza un linguaggio ed uno stile comunicativo diverso a seconda della propria personalità e background.
    Ciononostante, quando si comunica in un team di lavoro, è necessario esprimersi in un modo che tenga conto delle persone che si hanno di fronte, delle eventuali differenze culturali, del messaggio che si sta comunicando, del ruolo che si ricopre e dello stile dell’azienda.
    Ad esempio, nel trasmettere un resoconto al manager non è adeguato aggiungere emoticon o usare un linguaggio troppo informale. 

    3. Utilizzare un tono di voce pacato: anche se si è arrabbiati o frustrati, è importante sapersi controllare e parlare sempre in modo calmo e pacato, senza farsi trasportare troppo dalle emozioni del momento.
    In questo modo, riusciremo a ridurre i contrasti e a veicolare il nostro messaggio in modo chiaro e comprensibile, senza creare risentimenti. Un’utile strategia in questi casi è quella di utilizzare il sarcasmo o l’ironia, per stemperare la tensione.

    4. Chiedere e dare feedback: per motivare un team e far sì che tutti i membri sentano di avere voce in capitolo è necessario instaurare un dialogo bidirezionale, quindi i membri del team devono ricevere informazioni, ma allo stesso tempo darne a loro volta ed esprimere la propria opinione.
    Molto dipende anche dalla cultura aziendale ma, in generale, se si vuole instaurare un rapporto di fiducia all’interno del team e dell’azienda, è necessario che ci sia una costante richiesta e ricezione di feedback e soprattutto che successivamente si mettano in pratica i suggerimenti ricevuti, dimostrando ai dipendenti che la loro opinione ha un effettivo valore.

    5. Fare esercizi di comunicazione: la comunicazione, come la maggior parte delle attività umane, ha bisogno di allenamento per essere perfezionata e mantenuta ad un livello accettabile.
    Per questo motivo, è opportuno condurre nel team periodici esercizi di comunicazione, che possono essere sviluppati a seconda delle esigenze e preferenze del team stesso.
    Un utile esercizio ad esempio è quello di assegnare a rotazione, quindi un membro del gruppo a settimana, un argomento sul quale preparare una breve presentazione da esporre ai colleghi, e a questi di preparare domande a cui la persona di turno dovrà rispondere.
    Si possono anche organizzare dei giochi di ruolo o semplicemente dei training online o con esperti del settore e coinvolgere il team.

    6. Creare un gruppo sul social network aziendale in cui facciano parte tutti i membri del team: l’esistenza di un gruppo riservato ai membri del team, in cui poter scambiare opinioni ed aiutarsi reciprocamente, è un’iniziativa che permette di incrementare la qualità e quantità degli scambi comunicativi nel team.
    Il social network rappresenta un luogo informale in cui confrontarsi non solo riguardo a tematiche lavorative, ma anche private, senza necessariamente dover condividere le informazioni con l’intera azienda. Permette di connettere persone anche fisicamente lontane, è facile e veloce da usare e favorisce l’interazione anche dei membri generalmente più timidi e riservati. 
    Infine, una “tecnica” che da sempre è ritenuta il collante più efficace tra le persone è quella di condividere momenti informali, come organizzare dei pranzi o delle cene a scadenza mensile per consentire ai membri del team di essere loro stessi, di conoscersi meglio ed instaurare così delle relazioni più affiatate.
     
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