Lavorare in gruppo è un’esperienza altamente stimolante e formativa, ma a volte può anche essere molto stressante e spesso risulta difficile coordinare persone con background molto diversi tra di loro e farle focalizzare su un progetto comune.
Un ruolo molto importante nel superare questi ostacoli è giocato proprio dalla Comunicazione; un gruppo affiatato, infatti, ha di gran lunga più probabilità di portare a termine con successo il proprio lavoro rispetto ad un gruppo in cui le relazioni tra i membri non sono serene, o in cui la mancanza di una comunicazione efficace mina il coordinamento e il successo del team stesso.
Per questo motivo, è di fondamentale importanza capire come migliorare l’efficacia della comunicazione all’interno del team, in modo da assicurare ottimi risultati lavorativi e di conseguenza il benessere dei suoi membri.
Prima di tutto, è necessario considerare il ruolo giocato dal manager; esso è una figura fondamentale, che costituisce un punto di riferimento per i suoi colleghi e che, per mezzo della sua condotta, può influenzare significativamente l’andamento del gruppo stesso.
Il manager ha un ruolo di guida e gestione e deve, quindi:
- assicurarsi che ogni membro del team sappia cosa fare;
- essere chiaro nel comunicare ogni informazione ed essere pronto a ripetere, se necessario;
- richiedere costanti feedback;
- trattare tutti allo stesso modo, senza fare preferenze e discriminazioni;
- essere un abile comunicatore in grado di coinvolgere il team e renderlo partecipe.
Allo stesso modo, l’atteggiamento tenuto dai membri del team nei confronti dei colleghi è fondamentale per il successo del gruppo: quando la comunicazione tra le varie parti non funziona, i risultati ne risentono.
L’educazione e l’abitudine alla comunicazione sono necessarie affinché il gruppo di lavoro funzioni e si ottengono attraverso piccoli accorgimenti.
Quello che ogni singolo membro del team può fare per migliorare la comunicazione con i colleghi è molto semplice:
- mostrare la volontà di instaurare una relazione positiva con i colleghi, ad esempio offrendo un caffè per fare una chiacchiera insieme;
- sorridere e mostrarsi disponibile;
- non prendere le critiche su un piano personale;
- non cercare lo scontro, ma tentare di negoziare;
- risolvere insieme eventuali problemi.
Sulla base di quanto detto, dunque, ecco 6 consigli pratici che possono aiutare a migliorare l’efficacia della comunicazione nel team:
1. Condividere gli obiettivi: il team deve conoscere i suoi obiettivi e quelli dell’azienda, in modo da poter agire in linea con essi ed avere a disposizione tutti gli strumenti necessari per far bene il proprio lavoro.
Il team deve conoscere le politiche e la cultura dell’azienda, così da poter farle proprie e condividerle con gli altri.
2. Prestare attenzione al linguaggio: ognuno di noi utilizza un linguaggio ed uno stile comunicativo diverso a seconda della propria personalità e background.
Ciononostante, quando si comunica in un team di lavoro, è necessario esprimersi in un modo che tenga conto delle persone che si hanno di fronte, delle eventuali differenze culturali, del messaggio che si sta comunicando, del ruolo che si ricopre e dello stile dell’azienda.
Ad esempio, nel trasmettere un resoconto al manager non è adeguato aggiungere emoticon o usare un linguaggio troppo informale.
Ciononostante, quando si comunica in un team di lavoro, è necessario esprimersi in un modo che tenga conto delle persone che si hanno di fronte, delle eventuali differenze culturali, del messaggio che si sta comunicando, del ruolo che si ricopre e dello stile dell’azienda.
Ad esempio, nel trasmettere un resoconto al manager non è adeguato aggiungere emoticon o usare un linguaggio troppo informale.
3. Utilizzare un tono di voce pacato: anche se si è arrabbiati o frustrati, è importante sapersi controllare e parlare sempre in modo calmo e pacato, senza farsi trasportare troppo dalle emozioni del momento.
In questo modo, riusciremo a ridurre i contrasti e a veicolare il nostro messaggio in modo chiaro e comprensibile, senza creare risentimenti. Un’utile strategia in questi casi è quella di utilizzare il sarcasmo o l’ironia, per stemperare la tensione.
In questo modo, riusciremo a ridurre i contrasti e a veicolare il nostro messaggio in modo chiaro e comprensibile, senza creare risentimenti. Un’utile strategia in questi casi è quella di utilizzare il sarcasmo o l’ironia, per stemperare la tensione.
4. Chiedere e dare feedback: per motivare un team e far sì che tutti i membri sentano di avere voce in capitolo è necessario instaurare un dialogo bidirezionale, quindi i membri del team devono ricevere informazioni, ma allo stesso tempo darne a loro volta ed esprimere la propria opinione.
Molto dipende anche dalla cultura aziendale ma, in generale, se si vuole instaurare un rapporto di fiducia all’interno del team e dell’azienda, è necessario che ci sia una costante richiesta e ricezione di feedback e soprattutto che successivamente si mettano in pratica i suggerimenti ricevuti, dimostrando ai dipendenti che la loro opinione ha un effettivo valore.
Molto dipende anche dalla cultura aziendale ma, in generale, se si vuole instaurare un rapporto di fiducia all’interno del team e dell’azienda, è necessario che ci sia una costante richiesta e ricezione di feedback e soprattutto che successivamente si mettano in pratica i suggerimenti ricevuti, dimostrando ai dipendenti che la loro opinione ha un effettivo valore.
5. Fare esercizi di comunicazione: la comunicazione, come la maggior parte delle attività umane, ha bisogno di allenamento per essere perfezionata e mantenuta ad un livello accettabile.
Per questo motivo, è opportuno condurre nel team periodici esercizi di comunicazione, che possono essere sviluppati a seconda delle esigenze e preferenze del team stesso.
Un utile esercizio ad esempio è quello di assegnare a rotazione, quindi un membro del gruppo a settimana, un argomento sul quale preparare una breve presentazione da esporre ai colleghi, e a questi di preparare domande a cui la persona di turno dovrà rispondere.
Si possono anche organizzare dei giochi di ruolo o semplicemente dei training online o con esperti del settore e coinvolgere il team.
Per questo motivo, è opportuno condurre nel team periodici esercizi di comunicazione, che possono essere sviluppati a seconda delle esigenze e preferenze del team stesso.
Un utile esercizio ad esempio è quello di assegnare a rotazione, quindi un membro del gruppo a settimana, un argomento sul quale preparare una breve presentazione da esporre ai colleghi, e a questi di preparare domande a cui la persona di turno dovrà rispondere.
Si possono anche organizzare dei giochi di ruolo o semplicemente dei training online o con esperti del settore e coinvolgere il team.
6. Creare un gruppo sul social network aziendale in cui facciano parte tutti i membri del team: l’esistenza di un gruppo riservato ai membri del team, in cui poter scambiare opinioni ed aiutarsi reciprocamente, è un’iniziativa che permette di incrementare la qualità e quantità degli scambi comunicativi nel team.
Il social network rappresenta un luogo informale in cui confrontarsi non solo riguardo a tematiche lavorative, ma anche private, senza necessariamente dover condividere le informazioni con l’intera azienda. Permette di connettere persone anche fisicamente lontane, è facile e veloce da usare e favorisce l’interazione anche dei membri generalmente più timidi e riservati.
Il social network rappresenta un luogo informale in cui confrontarsi non solo riguardo a tematiche lavorative, ma anche private, senza necessariamente dover condividere le informazioni con l’intera azienda. Permette di connettere persone anche fisicamente lontane, è facile e veloce da usare e favorisce l’interazione anche dei membri generalmente più timidi e riservati.
Infine, una “tecnica” che da sempre è ritenuta il collante più efficace tra le persone è quella di condividere momenti informali, come organizzare dei pranzi o delle cene a scadenza mensile per consentire ai membri del team di essere loro stessi, di conoscersi meglio ed instaurare così delle relazioni più affiatate.
Per lasciare un commento è necessario aver effettuato il login.