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    Onboarding: pianificare un piano di inserimento per i neo assunti

    L’ingresso di un nuovo dipendente in azienda è sempre una fase molto delicata, carica sia di entusiasmo e aspettative, ma anche di ansie e paure che i nuovi contesti e le nuove situazioni sono in grado di generare; in gergo si parla di Socializzazione sul posto di lavoro.
     
    “Socializzare” significa relazionarsi con gli altri, entrare in sintonia al fine di creare uno spirito di gruppo; generalmente il gruppo di colleghi è già ben strutturato e per il nuovo arrivato non è sempre facile trovare la chiave giusta per essere accettato all’interno di esso.
     
    Quindi potremmo sostenere che La socializzazione sul posto di lavoro è un processo di acquisizione di conoscenze, capacità, valori e motivazioni necessarie per divenire membro a pieno titolo del team di lavoro e di conseguenza sentirsi parte dell’organizzazione: si tratta in sostanza di un percorso di formazione.
     
    Certamente la capacità di socializzare di un individuo è indipendente dal posto di lavoro in cui opera e si costruisce lungo tutta la vita.
    Ci sono persone più inclini alla socializzazione rispetto ad altre: ci sono gli introversi e gli estroversi, ci sono gli egocentrici e coloro che si vorrebbero nascondere, gli audaci e i timorosi.

    Una organizzazione ha bisogno di equilibrio per cui funziona quando ci sono anche gli opposti, ma tutti devono essere in grado, nella propria individualità/socialità, di accogliere il nuovo collega e renderlo parte dell’organizzazione (Teresa Tardia).


    Dal punto di vista prettamente aziendale vi è un vero e proprio insieme di procedure e iniziative messe in piedi generalmente dal settore Risorse Umane per guidare l’inserimento di un nuovo dipendente in azienda, e prende il nome di Onboarding.


     
    Questa procedura ha un’ influenza decisiva sul futuro del neoassunto e una brutta esperienza in questa fase può minare non solo il suo rapporto con l’azienda, ma anche il suo impegno e grado di partecipazione al lavoro.
     
    Di seguito verranno elencati alcuni spunti pratici utili agli psicologi impiegati in un ufficio HR per pianificare con attenzione un piano di Onboarding efficiente e di successo: 
    1. Come prima cosa inviare una e-mail di benvenuto: qualche giorno prima dell’inizio del contratto del nuovo dipendente è buona norma inviargli una e-mail contenente:
      > agenda del giorno;
      > una checklist con tutte le attività pianificate nel corso della sua prima giornata in ufficio; 
      > informazioni pratiche su come trovare la sede, come parcheggiare, contatti di riferimento ecc; 
      > le policy aziendali, per esempio quella sulle ferie, la pausa pranzo, l’utilizzo della strumentazione di lavoro o la pulizia degli ambienti;
      > Il piano di formazione.

    2. Prevedere la figura di un tutor: il tutor, o mentore, è fondamentale per la buona riuscita di una procedura di onboarding. Un buon tutor non deve essere soltanto competente e in grado di rispondere a qualunque domanda tecnica del neoassunto, ma deve anche possedere doti comunicative e relazionali, per facilitare l’entrata in relazione con il nuovo arrivato.

    3. Breve tour degli uffici: se la sede dell’azienda è un labirinto di uffici, sale riunioni e postazioni varie, al suo arrivo è sempre meglio condurre il dipendente in un breve tour. Si può approfittare inoltre di questa circostanza per presentarlo ai membri del team con cui dovrà confrontarsi più spesso, per cominciare a conoscersi e ad entrare in relazione.

    4. Appuntamenti informali: il primo giorno, si può prevedere ad esempio un pranzo informale con il team, così come anche altri momenti di socializzazione, una pausa caffè, un brindisi di benvenuto ecc. Le occasioni informali sono sempre il modo migliore per iniziare a conoscersi ed eventualmente cementare i rapporti.

    5. Mettere a disposizione del materiale informativo: può essere una buona idea mettere subito a disposizione opuscoli e brochure aziendali, regolamenti interni ecc. Per quanto possibile, bisogna cercare di usare formati digitali, non solo per uno spirito ambientalista, ma anche perché una scrivania sommersa di fogli da leggere potrebbe essere scoraggiante per il nuovo arrivato.
       
    6. Definizione degli obiettivi: una delle cose che scoraggia maggiormente i nuovi assunti è il non sapere esattamente cosa ci si aspetti da loro. Quindi tra le prime attività in programma deve esserci un incontro per definire insieme gli obiettivi per l’anno, o il semestre, in modo sintetico e il più possibile chiaro.

    7. Pianificare un incontro con un responsabile software: è importante che il neo assunto si possa relazionare con un responsabile che lo guidi all’utilizzo del computer e dei software di cui ha bisogno. In particolare, bisogna fare in modo che disponga da subito delle credenziali necessarie per accedere al sistema operativo, alla posta, ai software HR aziendali e a quelli specifici del suo ruolo.

    8. Piano di formazione: il nuovo arrivato potrebbe aver bisogno di un piano di formazione più o meno profondo per potersi dedicare con piena padronanza alle proprie mansioni; affinché il compito non risulti troppo gravoso per i suoi colleghi, è sempre meglio cercare di coinvolgere il maggior numero di persone possibile, ad esempio organizzando un calendario di lezioni con tutti i membri del team.

    Concludendo possiamo dire che un inserimento di successo dei nuovi dipendenti in azienda implica in primis la pianificazione di un processo di onboarding rodato ed efficiente, ma anche una certa abilità da parte dei dipendenti a facilitare l’entrata in sintonia reciproca che getti le basi per un rapporto di lavoro sincero e trasparente.

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